A feldolgozó csoport bemutatkozása

A könyvtárunkba betérő látogatók sok korszerű és hasznos szolgáltatást vehetnek igénybe, melyek közül a legjellemzőbb a dokumentumok helyben használata, ill. kölcsönzése. A könyvtárhasználók közül – mivel nincs szem előtt – sokan nem is gondolnák, hogy a háttérben milyen komoly munka folyik, amely nélkül ezeket a szolgáltatásokat nem tudnánk biztosítani. Ezt az elengedhetetlen háttérmunkát a feldolgozó csoport könyvtárosai végzik. Az ő tevékenységük lényegében végigkíséri a dokumentumok életét a könyvtárba kerülésüktől egészen az esetleges törlésükig. Ez a folyamat a következő csomópontok köré csoportosítható:

 

Szerzeményezés

A könyvek és egyéb dokumentumok /folyóiratok, CD-k, CD-ROM-ok, videokazetták, DVD-k/ beszerzése a könyvtárunk gyűjtőköri szabályzatában lefektetett irányelvek szerint történik. Ezek közül is a legfontosabb, hogy az állomány alakítása a lakóhelyünkön jelentkező általános társadalmi igénynek megfelelően történjen. A szerzeményezés tekintetében a legnagyobb cég, mellyel könyvtárunk kapcsolatban áll, a Könyvtárellátó Nonprofit Kft. Ez az intézmény szisztematikusan számba veszi a teljes magyar könyvtermést, és tájékoztató jegyzékeken közreadja a könyvtárak számára. Az itt ismertetett dokumentumok beszerzéséről a könyvtár különböző részlegeinek felelős munkatársai közösen döntenek.

A dokumentumok beszerzése ma már az internet segítségével történik. A Könyvtárellátó Kft. mellett több internetes online könyvterjesztő vállalkozástól is vásárolunk (pl. Bookline.hu, Sunbooks.hu), mindig a legkedvezőbb feltételek szerint. 

 

Állomány-nyilvántartás

A beszerzett dokumentumokat nyilvántartásba vesszük a különböző leltárkönyvekben. A leltárkönyvben szereplő sorszámot, mint egyedi leltárszámot ráírjuk az adott dokumentumra is, így ez alapján az mindig azonosítható lesz. A beleltározott műveket témájuk szerint is nyilván tudjuk tartani, így képet kaphatunk arról, hogy milyen arányban vásároltunk pl. társadalomtudományi, vagy természettudományi műveket, vagy láthatjuk azt is, hogy milyen az aránya a szépirodalmi és a szakkönyveknek. Az ún. csoportos leltárkönyv további részeiben a törlésre került dokumentumok mennyiségét is nyilván tudjuk tartani, ill. a gyarapodás és törlés egyenlegét megvonva meg tudjuk állapítani az állományunk tényleges nagyságát.

 

Katalogizálás

A könyvtár dokumentumai csak úgy válnak használhatóvá, ha vissza lehet őket keresni. E nélkül az összegyűjtött állomány csak egy nagy, áttekinthetetlen halmaz lenne.  A különböző szempontok szerinti visszakeresést a katalógusok biztosítják. A katalógusok két nagy csoportja a betűrendes és a szakkatalógus. A betűrendes katalógusban a művek szerzőjére, címére lehet keresni, a szakkatalógusban pedig a különböző témakörökben született művek adatait találjuk. Könyvtárunkban 1999 óta a katalógustételek számítógépes rekordok formájában készülnek, a számítógépes adatbázis felváltja a hagyományos cédulakatalógust. Intézményünk a HunTéka számítógépes rendszert használja erre a célra. Az elektronikus katalógus nagy előnye, hogy lehetővé teszi az egyszerre több szempont szerint keresést. A másik nagy erény, hogy az elektronikus katalógus nincs helyhez kötve – bárhol elérhető, ahol van Internet hozzáférés.

 

Állományellenőrzés

A könyvtári állomány a használata során nagy igénybevételnek van kitéve. Óhatatlanul történnek adminisztrációs pontatlanságok, tévesztések, de sajnos a dokumentumok szándékos eltulajdonítása is előfordul. Ezért bizonyos időközönként össze kell vetni a ténylegesen meglévő állományt a leltárkönyvekben szereplő mennyiséggel, és a keletkezett hiányt törölni kell a nyilvántartásból. Az állományellenőrzések gyakoriságát és mikéntjét miniszteri rendelet szabályozza. A mi könyvtárunk – mivel az állomány nagysága meghaladja a 250000 db könyvtári egységet – 12 évenként köteles állományellenőrzést tartani.

 

Törlés

Az állomány alakítása során nem elegendő csak a gyarapításra figyelni, ugyanilyen fontos feladat az átgondolt, tervszerű apasztás is. Előfordul ugyanis, hogy egy dokumentumban foglalt ismeretanyag valamilyen szempontból elavult, túlhaladottá vált. Az ilyen dokumentumokat ki kell vonni az állományból, mert félretájékoztatja az olvasókat. Törlés emellett más okból is szükségessé válhat – pl. elrongálódott, vagy elveszett a dokumentum. Az állományból kivont művek adatait ugyanúgy végig kell vezetni a nyilvántartásokon, mint a gyarapodást, csak „ellenkező előjellel”: be kell jegyezni a törlés tényét a leltárkönyvekben, és ki kell emelni a katalóguscédulákat a katalógusfiókból, ill. törölni kell a számítógépes rekordokat.

Ez a körforgás, a könyvtári állománynak ez a dinamikus mozgása állandó, feszített, precíz munkát követel a feldolgozó könyvtárosoktól.